Tout commerçant, représentant et spécialiste est invité à participer aux Ateliers de son choix.

Chaque atelier regroupe un président et un rapporteur issu soit de fédérations en rapport avec le commerce, soit d’institutions bruxelloises directement ou indirectement concernées.

Le Président est chargé de préparer, de coordonner, d’animer les ateliers. Il doit également concevoir une note de contexte lançant la réflexion dans les ateliers.

Le Rapporteur est chargé de récolter les contributions préparées avant les ateliers, de les compléter des commentaires formulés par les participants, de les synthétiser et de les présenter lors de la séance de clôture.

Des Experts sont invités compte tenu de leurs compétences reconnues dans le domaine traité. Les experts complètent la note de contexte du président avant l’atelier et participent à l’atelier concerné.

L’organisation de chaque atelier est « confiée » a une institution qui a un rapport direct ou indirect avec le sujet. L’institution choisie se charge d’accueillir les participants et assure leur confort logistique.